Artikel 1 — Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens
1.1 Cedric Buch, handelend onder de handelsnaam Veneysis Advisory & Consultancy (hierna "wij" of "VAC"), is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven. Onze gegevens staan op de eerste bladzijde. Er is geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Vragen en verzoeken over uw gegevens richt u aan cedricbuch@veneysis.com.
1.2 Wanneer wij trainingen, assessments of administratieve diensten uitvoeren voor een klant en daarbij gegevens van diens medewerkers, cursisten of patiënten verwerken, doen wij dat in opdracht en volgens de instructies van die klant. De klant is dan de verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn verwerker; de afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst die bij de dienstverleningsovereenkomst hoort. Voor vragen over die verwerking richt u zich eerst tot de klant.
Artikel 2 — Op wie deze verklaring van toepassing is
2.1 Deze verklaring geldt voor iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken: bezoekers van veneysis.com, personen die contact met ons opnemen, prospects en hun contactpersonen, klanten en hun medewerkers, deelnemers aan workshops en trainingen, en leveranciers en partners.
Artikel 3 — Welke gegevens wij verwerken, waarvoor en hoelang
3.1 Het overzicht hieronder geeft per situatie weer welke gegevens wij verwerken, met welk doel, op welke rechtsgrond (artikel 6 AVG) en hoelang wij ze bewaren. Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens gewist of geanonimiseerd, tenzij een lopend geschil of een wettelijke verplichting langer bewaren vereist.
Bezoek aan veneysis.com
- Gegevens
- Technische gegevens die de hostingprovider in serverlogboeken vastlegt: IP-adres, browser, tijdstip, opgevraagde pagina.
- Doel en rechtsgrond
- Werking, beveiliging en misbruikdetectie van de website — gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f).
- Bewaartermijn
- De bewaartermijn wordt bepaald door het technische doel en de instellingen en voorwaarden van de betrokken hosting- of beveiligingsdienst. Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor werking, beveiliging, incidentonderzoek of wettelijke verplichtingen. De termijn verschilt per gegevenscategorie; informatie over de toepasselijke termijn is op verzoek beschikbaar.
Contact per e-mail of telefoon
- Gegevens
- Naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie en functie, inhoud van uw bericht.
- Doel en rechtsgrond
- Uw vraag beantwoorden, een kennismaking plannen, een offerte opstellen — precontractuele maatregelen op uw verzoek (art. 6.1.b) en gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f).
- Bewaartermijn
- Twaalf maanden na het laatste contact wanneer geen overeenkomst volgt.
Offertes en overeenkomsten
- Gegevens
- Identificatie- en contactgegevens, functie, ondernemingsnummer, facturatiegegevens, correspondentie, planning en verslagen van de prestaties.
- Doel en rechtsgrond
- Voorbereiding en uitvoering van de overeenkomst, opvolging van de opdracht (art. 6.1.b).
- Bewaartermijn
- Tien jaar na het einde van de overeenkomst (verjaringstermijn voor contractuele vorderingen en bewaarplicht voor boekhoudstukken).
Facturatie en boekhouding
- Gegevens
- Factuurgegevens, betalingsgegevens (IBAN), btw-nummer.
- Doel en rechtsgrond
- Wettelijke verplichtingen inzake btw en boekhouding (art. 6.1.c).
- Bewaartermijn
- Tien jaar vanaf 1 januari na het boekjaar (art. III.86 WER en art. 60 WBTW).
Workshops, trainingen en assessments
- Gegevens
- Naam, functie, organisatie, aanwezigheid, evaluaties en beoordelingsresultaten, eventueel foto- of videomateriaal van oefeningen.
- Doel en rechtsgrond
- Meestal als verwerker in opdracht van de klant (verwerkersovereenkomst). Bij open inschrijvingen: uitvoering van de overeenkomst met de deelnemer (art. 6.1.b).
- Bewaartermijn
- Volgens de instructies van de klant. Bij open inschrijvingen: drie jaar na afloop, attesten tien jaar.
Nieuws over diensten en publicaties
- Gegevens
- Naam, e-mailadres, organisatie van klanten en van personen die daarom hebben gevraagd.
- Doel en rechtsgrond
- Toestemming (art. 6.1.a), of gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) waar dat is toegestaan. Reclame per e-mail aan bestaande klanten zonder afzonderlijke toestemming gebeurt alleen voor onze eigen soortgelijke diensten, wanneer de contactgegevens bij een verkoop zijn verkregen en bij de verzameling én in elk bericht een eenvoudige, kosteloze mogelijkheid tot bezwaar is geboden. Anders vragen wij vooraf toestemming.
- Bewaartermijn
- Tot u bezwaar maakt of uw toestemming intrekt, en ten hoogste drie jaar na het laatste contact.
Leveranciers en partners
- Gegevens
- Contact- en facturatiegegevens van contactpersonen.
- Doel en rechtsgrond
- Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen (art. 6.1.b en c).
- Bewaartermijn
- Tien jaar na de laatste factuur.
__cf_bm
- Leverancier
- Cloudflare
- Doel
- Beveiliging en bescherming tegen geautomatiseerd misbruik
- Bewaartermijn
- 30 minuten ononderbroken inactiviteit
3.3 Wij nemen geen besluiten over u op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking en doen niet aan profilering.
Artikel 4 — Waar de gegevens vandaan komen
4.1 De meeste gegevens ontvangen wij rechtstreeks van u. Daarnaast kunnen wij gegevens ontvangen van uw organisatie wanneer zij u als contactpersoon of deelnemer opgeeft, en uit publieke bronnen zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen, uw bedrijfswebsite of uw professionele LinkedIn-profiel, uitsluitend om een zakelijk contact voor te bereiden.
Artikel 5 — Met wie wij gegevens delen
5.1 Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen ze enkel met partijen die ons helpen de dienst te leveren, en alleen voor zover dat nodig is:
IT-leveranciers die als verwerker optreden: Google (Google Workspace — e-mail, agenda en opslag), de hostingprovider van de website en Cloudflare voor levering en beveiliging van de website, de facturatie- en boekhoudsoftware en de tools waarmee documenten worden opgesteld, telkens onder een verwerkersovereenkomst;
de boekhouder of accountant, de bank (ING) voor betalingen, en het sociaal verzekeringsfonds of de overheid wanneer de wet dat vereist;
onderaannemers of vakspecialisten die wij voor een opdracht inschakelen, gebonden door dezelfde vertrouwelijkheid;
de klant in wiens opdracht een training of assessment plaatsvindt, voor de resultaten die de overeenkomst voorziet.
Artikel 6 — Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
6.1 Wij gebruiken internationale IT-diensten, waaronder Google Workspace en de hosting- en beveiligingsinfrastructuur van de website. Persoonsgegevens kunnen daardoor buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, onder meer in de Verenigde Staten. Cloudflare vermeldt dat gegevens van beveiligingscookies standaard in de Verenigde Staten kunnen worden verwerkt. Wij garanderen daarom geen uitsluitend Europese verwerking. Voor een doorgifte buiten de EER is een toepasselijk adequaatheidsbesluit of een andere geldige waarborg vereist, zoals standaardcontractbepalingen, met aanvullende maatregelen waar nodig. Welke waarborg van toepassing is, hangt af van de leverancier, dienst en overeenkomst. U kunt via cedricbuch@veneysis.com informatie vragen over de voor uw gegevens gebruikte waarborgen en hoe u daarvan een kopie verkrijgt.
Artikel 7 — Beveiliging
7.1 Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen: tweestapsverificatie op alle accounts, versleutelde opslag en verbindingen, toegang beperkt tot wie ze nodig heeft, en geheimhouding door iedereen die voor ons werkt. Bij een inbreuk die een risico voor u inhoudt, melden wij die binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, bij een hoog risico, ook aan u.
Artikel 8 — Uw rechten
8.1 U hebt het recht om uw gegevens in te zien, te laten verbeteren of wissen, de verwerking te laten beperken, uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen en over te dragen, en bezwaar te maken tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang. Tegen het gebruik van uw gegevens voor directe marketing kunt u zich altijd en kosteloos verzetten. Een gegeven toestemming kunt u op elk moment intrekken, zonder gevolgen voor de verwerking die ervoor plaatsvond.
8.2 U oefent deze rechten uit met een e-mail aan cedricbuch@veneysis.com. Wij antwoorden binnen één maand; bij complexe verzoeken kan die termijn met twee maanden worden verlengd, waarvan wij u dan verwittigen. Wij kunnen u vragen uw identiteit aan te tonen. De uitoefening van uw rechten is kosteloos, tenzij een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.
Artikel 9 — Klachten
9.1 Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 2 274 48 00, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Artikel 10 — Wijzigingen
10.1 Deze verklaring kan worden aangepast wanneer onze diensten, leveranciers of de wetgeving veranderen. De geldende versie, met versienummer en datum, staat steeds op veneysis.com. Belangrijke wijzigingen melden wij aan lopende klanten.
Meer informatie over cookies
Cloudflare: https://developers.cloudflare.com/fundamentals/reference/policies-compliances/cloudflare-cookies/